Consultoría para analizar y diseñar propuesta de sistema de PMEA

Introducción/Antecedentes

We Effect es una organización sin fines de lucro y sin afiliación política ni religiosa creada en 1958. Está integrado por unas sesenta (60) compañías y organizaciones, las cuales tienen su origen en el movimiento cooperativo sueco y, en América Latina We Effect tiene más de 30 años de cooperación. El apoyo está dirigido principalmente a organizaciones del sector de la economía social. La visión es: Un mundo justo exento de pobreza. La oficina matriz se encuentra en Estocolmo, Suecia y tiene 4 oficinas regionales (África del Sur, África del Este, Europa del Este y América Latina) para dirigir sus acciones de cooperación en 20 países.

En América Latina, la oficina regional tiene sede en Guatemala. Esta oficina asesora, acompaña a las oficinas país (Guatemala, Honduras, El Salvador, Bolivia y Colombia) que a su vez son responsables por el apoyo financiero y la asistencia técnica a organizaciones socias y más de 60 proyectos que ellas ejecutan en estos 5 países de la región. Además, We Effect proporciona algunos apoyos puntuales a organizaciones de alcance regional, lo cual no se limita a los países donde tiene oficina.

Los programas de We Effect incluyen proyectos orientados al desarrollo rural sostenible y la vivienda y el hábitat, partiendo de la promoción de los derechos de las mujeres, principalmente a organizaciones del sector social de la economía. El enfoque basado en derechos humanos es el fundamento principal para la relación con las organizaciones socias. We Effect trabaja directamente con diferentes organizaciones que asocian y representan a grupos de base en diferentes zonas de cada país y con organizaciones técnicas especializadas.  El apoyo de We Effect se canaliza a través de las organizaciones con las que We Effect comparte su visión y misión estableciendo un convenio de cooperación. Las oficinas País son responsable de la planificación, monitoreo y asistencia técnica de proyectos que ejecutan en el país.

We Effect, ha desarrollado directrices, procesos y herramientas para el diseño de sus estrategias, programas, proyectos, las cuales, en su mayoría son aplicadas en el ciclo de proyectos con sus organizaciones socias en sus diferentes etapas. Las tareas y responsabilidades en cada una de las fases, principalmente, están a cargo de la oficina país como responsable de la gestión, acompañamiento, asistencia técnica y armonización de los proyectos de las socias con los objetivos de los programas regionales. Asimismo, el equipo regional facilita acompañamiento y también participa en distintos momentos de estas etapas.

Sin embargo, pese a que a lo largo de los años se han ido desarrollando rutinas y que existe una multiplicidad de instrumentos; todavía continúa la necesidad de avanzar en la definición de un sistema integral de PME&A (planificación/Montoro/Evaluación y Aprendizajes), además, las distintas herramientas deben ser revisadas, mejoradas y/o creadas.

De igual forma, la incorporación de nuevo personal al equipo en la región afronta el desafío de contar con métodos de inducción y formación/fortalecimiento de capacidades en la materia. Esto no sólo permitirá a todo el equipo en la región conocer, manejar y utilizar los procesos e instrumentos de manera homogénea, sino que también, generará condiciones para que todo el personal desarrolle un adecuado seguimiento de los programas, proyectos y asocios de cooperación, así como la gestión y movilización de recursos.

Con la finalidad de diseñar un sistema integral de PME&A, así como una revisión de las principales herramientas de este proceso se ha previsto la contratación de esta consultoría cuyos principales objetivos y productos son:

Objetivo General:

Diseñar propuesta de sistema de Planificación, Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje (PMEA) de We Effect en ROLA a partir de la información disponible, incluyendo la dimensión programática y financiera, con sus respectivas herramientas.

Resultados y productos:

1. Diseñado el sistema de PMEA en ROLA, incluyendo dimensión programática y financiera, con sus respectivas herramientas.
2. Inventario de herramientas existentes y hacer recomendaciones de mejoras específicas sobre su uso en cada etapa o momento del Sistema.
3. Validada la propuesta de Sistema con el Grupo de PMEA en ROLA.
4. Formación del personal de We Effect para la apropiación de los procesos de PMEA.

El grupo de PMEA, personal programático y Administración y Finanzas de We Effect, pondrá a disposición del consultor/consultora toda la información relativa a PMEA.

La revisión, análisis y evaluación del Sistema deberá ser conducida de acuerdo con las indicaciones y lineamientos de We Effect.

(Ver anexo de manuales, herramientas y guías)

Métodos, equipo consultor y plazos:

De los métodos:

• La metodología pude ser una combinación de Revisión documental de lo trabajado por We Effect y otras organizaciones pares.
• Al menos dos sesiones de reflexión con el Grupo Regional de PMEA en ROLA.
• Una sesión de validación con el Grupo Regional de PMEA.
• El trabajo debe realizarse con participación y discusión por parte del equipo programático y administrativos de We Effect, valiéndose de entrevistas, encuestas u otras herramientas de consulta.
• Las conclusiones preliminares deben ser presentadas al grupo de PMEA en primera instancia y posterior en un taller con participación de personal clave de We Effect.

Del consultor/consultora o equipo consultor:

• El consultor/a o equipo debe tener amplia experiencia demostrada en el área de Planificación, Monitoreo y Evaluación. Debe adjuntar el CV del equipo o de la persona que realizará la consultoría.
• Contar con experiencia comprobada con ONG de cooperación al desarrollo y organizaciones locales.
• El consultor/consultora debe tener y liquidar sus servicios profesionales con facturación legalmente reconocida de acuerdo con la regulación en el país donde se firme el contrato.

Informes para proveer:

• Un informe preliminar y final del proceso con respectivas conclusiones y recomendaciones.
• Documento de sistema de PME&A con sus respectivas herramientas.

Oferta técnica y económica:

• La oferta técnica y económica podrá ser presentadas en forma electrónica, estableciendo los métodos, estrategias y actividades que se proponen para lograr los objetivos y resultados previstos. La propuesta incluirá un plan de trabajo que contemple las tareas y fases descritas en el alcance.
• La oferta económica debe ser en moneda local del país en el que el consultor/consultora reside y su equivalente en (USD). La oferta debe ser completa y debe incluir todos los gastos operativos más impuestos. En su propuesta económica se deberá indicar el apoyo logístico requerido a prestar por parte de We Effect y/o equipo requerido.
• El/La oferente deberá presentar copia de la documentación personal (documento de identificación, certificados, etc.) y legal (registro tributario, facturación, etc.) y copia de sus acreditaciones en cuanto a su experiencia.
• La Oferta y propuesta técnica de los servicios deberá presentarse a más tardar a las 18 horas (hora de Centroamérica) del 09 de junio del 2021 a la dirección electrónica según se detalla a continuación:

Damaris Ruiz: Damaris.Ruiz@weeffect.org |
Ever Guillén Ever.Guillen@weeffect.org | americalatina@weeffect.org

Conformación de Comité de Evaluación de Ofertas:

We Effect designará los miembros que conformarán el Comité de Evaluación de Ofertas que será el encargado de realizar el proceso de evaluación de estas para determinar la que será elegida en primer lugar.

Lugar de prestación de los servicios y  temporalidad:

El consultor/consultora prestará los servicios de revisión y verificación externa en la oficina de We Effect en el país donde sea contratado/contratada.

El tiempo para la entrega del producto no debe exceder 3 meses a partir de la firma del contrato.

Otras disposiciones:

La ejecución tardía del contrato acarreará una multa para la firma auditora.  We Effect tendrán el derecho a pronunciarse en forma escrita ante el equipo consultor acerca del incumplimiento de la fecha de entrega de los informes previstos. La sanción económica imputable al contratado será de un 1% del monto total del contrato por cada día hábil de acuerdo con el plazo contractual. Dicha multa se hará efectiva del importe del saldo del pago pendiente. Esta cláusula sancionatoria no podrá exceder el 25% del monto total del contrato. Así mismo, superado éste monto, el We Effect podrá resolver el contrato y exigir además el cumplimiento de la obligación contraída en los términos pactados, según corresponda.

La perspectiva de género e interseccional es un compromiso de We Effect y debe ser considerada de manera clara y con propuestas específicas en la propuesta de Sistema de PMEA y sus respectivas herramientas.